Vijf vragen: Aletta Huizenga

Het B&O gesprek is net even anders

De Resultaat- & Ontwikkelingsgesprekken die één maal per jaar gehouden worden tussen medewerkers en hun leidinggevende heten sinds 1 april Beoordelings- en Ontwikkelingsgesprekken. Aletta Huizenga is hoofd Beleid & Expertise van de directie Human Resources, voorheen P&O.

Wat is het belang van deze jaarlijkse functioneringsgesprekken?

vijf vragen “De universiteit vindt het belangrijk dat een medewerker ten minste één keer per jaar praat met zijn leidinggevende over zijn of haar functioneren en over hetgeen er van hem of haar wordt verwacht. De kwaliteit van de universiteit hangt natuurlijk voor het grootste gedeelte af van wat medewerkers doen en vooral de manier waarop zij dat doen. Deze gesprekken worden al een tijd gevoerd als Resultaat & Ontwikkelingsgesprekken. Maar de kwaliteit van dat jaarlijkse gesprek kan nog wat beter. Daarom zijn nu een paar verbeteringen van het R&O-gesprek voorgesteld en wordt het Beoordelings- en Ontwikkelingsgesprek (B&O-gesprek) genoemd. Er verandert niet zo heel veel aan de inhoud van zo'n gesprek. Het gaat nog steeds over het functioneren van de medewerker in het afgelopen jaar en er worden nog steeds afspraken gemaakt over de taken en de ontwikkeling van de medewerker in het komende jaar.”

Wat is er dan wel nieuw?

“Nu wordt aan de medewerker gevraagd om van tevoren een reflectieverslag te maken. Dat komt de voorbereiding van het gesprek ten goede. De medewerker kan nu in dat verslag al aangeven hoe hij het afgelopen jaar heeft ervaren en welke aspecten van zijn eigen ontwikkeling hij het komende jaar aan bod wil laten komen. Mede daardoor kan de zienswijze van de medewerker beter in het gesprek aan de orde komen en wordt de tweezijdigheid van het gesprek bevorderd. Verder is nieuw dat het terugkijken op het functioneren nu beoordeling wordt genoemd. Bij de universiteit deden we dat nog op twee manieren, in het R&O-gesprek én in een beoordeling. Dat laatste was alleen aan de orde als de verwachting was dat er een negatief besluit moest worden genomen. Daardoor heeft beoordelen een negatieve bijklank gekregen, terwijl iedere medewerker er recht op heeft te weten wat zijn leidinggevende van het werk vindt - wanneer het goed gaat maar ook wanneer er nog verbeteringen mogelijk zijn.”

Wat is er mis met het oude systeem?

“Het oude systeem functioneerde niet slecht, maar kon verbeterd worden. We introduceren ook niet een heel nieuw systeem. Maar het bleek dat bij de R&O-gesprekken niet altijd heldere afspraken werden gemaakt waarop in het volgende jaar teruggekomen kon worden. Ook werden er niet altijd afspraken gemaakt over de ontwikkeling van medewerkers. Of er werd wel iets gezegd over het functioneren van de medewerker, maar werd dat weer niet altijd onderbouwd. De leidinggevende zal nu dit oordeel dus ook onderbouwen én bespreken met de medewerker in het B&O-gesprek. Doordat we het terugkijken op het functioneren nu een beoordeling noemen en de leidinggevende dus een oordeel uitspreekt over het functioneren, kan de aparte beoordelingsprocedure verdwijnen. Tegen een beoordeling kan bezwaar worden gemaakt. Voordat dat gebeurt, dient een medewerker eerst bedenkingen in te dienen.”

Voor wie zijn deze gesprekken bedoeld?

“Het gaat alle medewerkers aan, omdat iedereen een B&O-gesprek voert. Dus ook de leidinggevenden voeren als medewerker een gesprek, maar daarnaast hebben leidinggevenden natuurlijk de extra taak om een gesprek voor te bereiden en zorgvuldig te voeren. Er worden daarom ook trainingen voor leidinggevenden aangeboden. Het is belangrijk voor iedereen om zich goed voor te bereiden op het gesprek en samen heldere afspraken te maken over de taken en de ontwikkeling. Dat helpt om bij het volgende B&O-gesprek te kijken of de afspraken zijn nagekomen.”

Op welke manier zijn deze veranderingen tot stand gekomen?

“Vanaf 2008 zijn er bij faculteiten en diensten projecten gestart ter verbetering van de kwaliteit van de R&O-gesprekken. Zo zijn er bijvoorbeeld onderdelen waar al met een reflectieverslag wordt gewerkt of waar feedback wordt gevraagd aan collega's. Een projectgroep heeft voor het College van Bestuur naar al die initiatieven gekeken en daaruit een voorstel gemaakt voor het huidige instrument. Dat is besproken met decanen en directeuren en met het lokaal overleg. We verwachten dat er meer helderheid is over de vorm van het gesprek, omdat er nog maar één soort gesprek is en dat de kwaliteit van het gesprek verbetert.”

Auteur: Iris Klapwijk

Eerdere afleveringen van Vijf vragen:

Dreigende chaos rondom studentenov-chipkaart (19 januari 2010)
'De vrijheid is heerlijk' (26 januari 2010)
'Plasterk mag ik afstuderen, ja of nee? Moet ik da’lijk bijbetalen ja of nee?' (2 februari 2010)
Een blik op je toekomstige werkgever (9 februari 2010)
Utrecht een echte studentenstad, of niet? (16 februari 2010)
Ronald Oosting (23 februari 2010)
Meepraten om je opleiding beter te maken (2 maart 2010)
Honger in Afrika (9 maart 2010)
'Studeren is een voorrecht' (16 maart 2010)
Aftellen naar het lustrum (23 maart 2010)
Sacha Prechal (30 maart 2010)